Modèle de décompte de charges locatives (gratuit)

Il doit ventiler les charges récupérables par nature, poste par poste (eau froide et chaude, chauffage collectif, électricité des parties communes, ascenseur, entretien, taxe d'enlèvement des ordures ménagères…), et non se limiter à un montant global. En immeuble collectif, il indique en plus le mode de répartition entre les logements, et pour le chauffage et l'eau chaude collectifs une note d'information sur les modalités de calcul. Il fait ensuite apparaître la quote-part du logement, le total des provisions versées sur la période et le solde : complément dû par le locataire ou trop-perçu à lui rembourser.

Au moins un mois avant la régularisation, selon l'article 23 de la loi du 6 juillet 1989. En pratique, la plupart des bailleurs calent la régularisation sur la réception des comptes annuels de la copropriété, puisque c'est le syndic qui transmet le décompte des charges récupérables. Un envoi tracé (recommandé avec accusé de réception ou remise contre signature) sécurise la date, qui fait aussi courir le délai de six mois de mise à disposition des justificatifs.

Non. La loi impose un contenu (décompte par nature de charges, mode de répartition en collectif, note d'information pour le chauffage et l'eau chaude collectifs) mais aucun formulaire type. Vous êtes donc libre de la présentation, à condition que le locataire puisse refaire le calcul sans vous appeler. La trame proposée ici reprend les mentions exigées par l'article 23 de la loi du 6 juillet 1989.

Uniquement celles inscrites dans la liste limitative du décret n° 87-713 du 26 août 1987 : les dépenses liées aux services et à l'usage du logement et de l'immeuble (eau, chauffage collectif, électricité des communs, ascenseur), l'entretien courant et les menues réparations des parties communes, et certaines taxes dont la taxe d'enlèvement des ordures ménagères. Restent à votre charge les gros travaux, le remplacement d'équipements, les honoraires de syndic et la taxe foncière hors part TEOM récupérable.

Vous n'êtes pas tenu d'en envoyer des copies d'office. La loi vous impose de tenir les pièces justificatives à la disposition du locataire pendant six mois à compter de l'envoi du décompte : factures, contrats d'entretien, décompte du syndic, relevés de consommation. Il peut demander à les consulter, seul ou par l'intermédiaire d'une association de locataires qu'il mandate. En pratique, proposer spontanément cet accès désamorce la plupart des contestations.

Non, et il ne faut pas les confondre. Le décompte de charges présenté ici porte sur la régularisation annuelle : il compare les charges réelles récupérables aux provisions versées. Le décompte locatif des sommes dues, lui, récapitule mois par mois l'ensemble de la dette du locataire (loyers, charges, éventuelle indemnité d'occupation) pour une relance, une mise en demeure ou une procédure. Un solde de régularisation impayé peut ensuite être repris comme une ligne du décompte locatif.

Reprenez d'abord votre calcul poste par poste et vérifiez que chaque ligne figure bien dans la liste du décret de 1987 et que la clé de répartition appliquée est celle du règlement de copropriété : l'erreur la plus fréquente est de réclamer la part non récupérable du décompte du syndic. Présentez ensuite les justificatifs. Si le désaccord persiste, la conciliation (commission départementale de conciliation ou conciliateur de justice) est gratuite et souvent plus rapide qu'un contentieux.