Le décompte locatif : à quoi ça sert et comment le faire correctement

Qu'est-ce qu'un décompte locatif, concrètement ?

Le décompte locatif est un tableau récapitulatif qui établit le solde de la relation locative à une date donnée. D'un côté, ce que le locataire vous doit : les loyers, les charges récupérables, et les sommes accessoires (par exemple une régularisation de charges ou une indemnité d'occupation après résiliation du bail). De l'autre, ce qu'il a réellement payé, y compris les éventuelles aides au logement versées directement entre vos mains (aide au logement en tiers payant). Le résultat, c'est la dette nette, claire et opposable.

Ce document n'a rien d'officiel ou d'imposé dans sa forme : aucun modèle légal unique ne s'impose. Mais sa qualité fait toute la différence. Un décompte flou, sans dates ni détail, n'inspire confiance ni au locataire, ni à un conciliateur, ni à un juge. À l'inverse, un décompte ligne par ligne, mois par mois, avec les paiements imputés au bon endroit, montre que votre demande est sérieuse et exacte.

Il ne faut pas le confondre avec d'autres documents : la quittance de loyer atteste d'un paiement reçu ; l'avis d'échéance réclame le loyer du mois ; la régularisation annuelle de charges ajuste les provisions au réel. Le décompte locatif, lui, fait la synthèse de tout cela sur une période et aboutit à un montant unique : la somme due.

Ce que doit contenir un décompte locatif solide

Pour être utile en amiable comme en procédure, votre décompte doit permettre à n'importe qui de refaire le calcul sans vous appeler. Voici les éléments à y faire figurer.

Plus le décompte est détaillé, mieux il vous protège. Si l'affaire va devant le juge des contentieux de la protection (le magistrat compétent pour les litiges locatifs d'habitation), un décompte ventilé évite que le locataire conteste « en bloc » et permet au juge de vérifier chaque ligne.

• L'identité des parties : bailleur, locataire(s), et garant éventuel.
• L'adresse du logement et les références du bail (date de signature, durée, montant du loyer et des charges).
• Le détail mois par mois : loyer dû, charges dues, et le cas échéant les accessoires (régularisation de charges, indemnité d'occupation).
• Les paiements reçus, datés et imputés au bon mois (loyer partiel, virement, aide au logement en tiers payant).
• Le solde par période et le total général de la dette à une date précise.
• La date d'établissement du décompte (un décompte n'est jamais figé : il s'actualise à chaque échéance).
• Les références des justificatifs : bail, avis d'échéance, relevés de charges, attestation CAF si aide au logement en tiers payant.

Comment calculer le décompte sans se tromper

Le principe est une addition et une soustraction, mais le diable est dans l'imputation. La règle de bon sens : on additionne tout ce qui était dû sur la période (loyers + charges + accessoires), puis on soustrait tout ce qui a été réellement encaissé. Le résultat est la dette nette.

Trois pièges reviennent souvent. Premier piège : oublier les aides au logement. Si la CAF vous verse l'aide au logement en tiers payant, ces sommes sont des paiements reçus pour le compte du locataire : elles réduisent la dette et doivent figurer dans la colonne des paiements. Deuxième piège : mélanger loyer et charges. Tenez-les séparés, car la majoration de retard sur le dépôt de garantie, par exemple, se calcule sur le loyer hors charges. Troisième piège : la régularisation de charges. Tant que la régularisation annuelle n'est pas faite, vous ne réclamez que les provisions prévues au bail ; le complément éventuel n'entre dans le décompte qu'une fois la régularisation établie et justifiée.

Côté indemnité d'occupation : à partir du moment où le bail est résilié (par jeu de la clause résolutoire ou par décision de justice) mais que le locataire reste dans les lieux, il ne doit plus un « loyer » mais une indemnité d'occupation, généralement fixée au montant du loyer et des charges. Votre décompte doit alors basculer proprement du loyer vers l'indemnité d'occupation à la bonne date.

Pour éviter ces erreurs, et parce qu'un chiffre faux peut affaiblir tout votre dossier, le plus simple est d'utiliser notre calculateur de décompte locatif gratuit : vous saisissez le loyer, les charges, les dates et les paiements, il génère un décompte propre, daté et imputé, prêt à transmettre.

À quoi sert le décompte à chaque étape de la procédure

Le décompte vous suit du premier retard jusqu'au recouvrement final. Voici son rôle à chaque palier.

En phase amiable, il accompagne votre relance puis votre mise en demeure : il transforme un reproche vague (« vous ne payez plus ») en une demande chiffrée et incontestable. C'est aussi la pièce que vous présentez à la CAF pour signaler l'impayé, et au Fonds de solidarité pour le logement (FSL) si un dossier d'aide est monté.

Au stade du commandement de payer, c'est le commissaire de justice (l'ex-huissier) qui rédige et signifie l'acte : il y intègre le détail des sommes dues, vise la clause résolutoire du bail et l'article 24 de la loi du 6 juillet 1989, et indique le délai pour payer. Votre décompte à jour est la base de travail qu'il utilise. Pour les baux signés depuis le 29 juillet 2023, le locataire dispose d'un délai légal minimal de 6 semaines pour régler ; pour les baux plus anciens dont la clause résolutoire prévoit l'ancien délai de 2 mois, ce délai de 2 mois reste applicable.

Devant le juge des contentieux de la protection, le décompte est la pièce maîtresse de votre demande de résiliation et de condamnation au paiement. À noter : pour les litiges portant sur une somme inférieure ou égale à 5 000 €, une tentative de conciliation, de médiation ou de procédure participative est en principe obligatoire avant de saisir le juge (article 750-1 du Code de procédure civile), sauf motif légitime de dispense ; au-delà de 5 000 €, vous pouvez saisir directement le juge.

Enfin, au stade du recouvrement, le décompte ne disparaît pas : pour engager une saisie des rémunérations (depuis le 1er juillet 2025, pilotée par le commissaire de justice sans nouvelle autorisation du juge), il faut un titre exécutoire accompagné d'un décompte actualisé des sommes dues (capital, intérêts et frais). Le décompte vit donc jusqu'au dernier euro recouvré.

Décompte locatif et dépôt de garantie : ne pas confondre

Le décompte sert aussi en fin de bail, mais dans un autre registre : celui du dépôt de garantie. Quand le locataire part, vous établissez un décompte de sortie qui confronte le dépôt de garantie versé à l'entrée aux sommes éventuellement retenues (loyers ou charges restant dus, régularisation de charges, réparations imputables au locataire).

Attention à deux règles précises. D'abord les délais : vous devez restituer le dépôt dans un délai d'1 mois si l'état des lieux de sortie est conforme à celui d'entrée, et de 2 mois s'il révèle des dégradations. Ensuite la majoration : passé ce délai, le dépôt dû est majoré de 10 % du loyer mensuel hors charges pour chaque mois de retard commencé (article 22 de la loi du 6 juillet 1989).

Toute retenue doit être justifiée pièce par pièce : devis ou factures pour les réparations, décompte de charges pour la régularisation. Et il faut distinguer la vétusté ou l'usure normale (à votre charge) des dégradations imputables au locataire (retenues possibles). Un décompte de sortie clair, chiffré et justifié, est votre meilleure protection en cas de litige.