Régularisation des charges locatives : la méthode pas à pas pour le bailleur

Provisions, forfait, réel : de quoi parle-t-on ?

Avant de régulariser, il faut comprendre comment les charges sont payées dans votre bail, car tout en découle. Trois notions reviennent : la provision, le forfait et le réel.

La provision pour charges est le cas le plus courant, et le seul possible en location vide. Chaque mois, le locataire vous verse une somme estimée en plus du loyer (par exemple 80 € de provisions). Ce n'est qu'une avance : à la fin de la période, vous devez la comparer aux dépenses réellement engagées. C'est précisément ce calcul que l'on appelle la régularisation. Si le locataire a versé 960 € de provisions sur l'année mais que sa quote-part de charges réelles s'élève à 1 080 €, il vous doit un complément de 120 €. À l'inverse, s'il a versé 960 € pour 840 € de charges réelles, vous lui remboursez 120 €.

Le forfait de charges est une autre logique, réservée à certaines locations meublées (et au bail mobilité). Le bail fixe un montant forfaitaire de charges, payé chaque mois, qui ne donne lieu à aucune régularisation : ni complément à réclamer, ni trop-perçu à rendre, même si les dépenses réelles diffèrent. Le forfait ne doit pas être manifestement disproportionné par rapport aux charges réelles. Si votre bail meublé prévoit un forfait, la régularisation décrite dans ce guide ne vous concerne pas.

Le « réel », enfin, désigne les dépenses effectivement payées par vous (factures d'eau, contrat d'entretien d'ascenseur, charges de copropriété récupérables, taxe d'enlèvement des ordures ménagères…), dont seule la part récupérable et imputable au locataire entre dans la régularisation.

La régularisation est annuelle et obligatoire

Quand votre bail prévoit des provisions, l'article 23 de la loi du 6 juillet 1989 impose une régularisation au moins une fois par an. Ce n'est pas une faculté : c'est une obligation, et l'oublier vous expose à devoir tout régulariser d'un coup plus tard, dans des conditions moins favorables (voir plus loin l'étalement sur 12 mois et la question de la prescription).

Concrètement, vous totalisez sur la période les dépenses récupérables que vous avez engagées, vous en déduisez la quote-part qui revient au logement concerné (en immeuble collectif, selon une clé de répartition : tantièmes, surface, nombre d'occupants…), puis vous comparez cette quote-part au total des provisions versées par le locataire sur la même période. La différence est le solde de régularisation : un complément à sa charge, ou un remboursement à la vôtre.

Beaucoup de bailleurs calent leur régularisation sur la réception des comptes de la copropriété, puisque le syndic leur transmet le décompte annuel des charges récupérables. C'est logique : vous ne pouvez établir un décompte juste qu'une fois connues les charges réelles de l'immeuble. Si vous gérez un logement individuel sans copropriété, vous vous appuyez directement sur vos propres factures (eau, contrats d'entretien, taxe d'ordures ménagères).

Le résultat se traduit dans le décompte locatif et, le cas échéant, dans l'avis d'échéance suivant. Un complément se réclame ; un trop-perçu se rembourse ou se déduit du loyer suivant en accord avec le locataire.

Le décompte et les justificatifs à fournir

La transparence est au cœur de la régularisation. La loi vous impose deux obligations précises d'information envers le locataire, et les respecter est ce qui rend votre rappel incontestable.

Première obligation : un mois avant la régularisation, vous communiquez au locataire un décompte par nature de charges. Ce décompte doit ventiler les dépenses poste par poste (eau froide et chaude, chauffage, électricité des parties communes, ascenseur, entretien, taxe d'enlèvement des ordures ménagères…) et non donner un simple montant global. En immeuble collectif, vous y ajoutez le mode de répartition entre les locataires (la clé utilisée pour calculer la quote-part) et, pour le chauffage et l'eau chaude collectifs, une note d'information sur les modalités de calcul. Un décompte global, sans détail, ne respecte pas cette obligation.

Seconde obligation : durant six mois à compter de l'envoi de ce décompte, vous tenez les pièces justificatives à la disposition du locataire. Ce sont les factures, les contrats d'entretien, le décompte de charges du syndic, les relevés de consommation. Le locataire (ou une association de locataires qu'il mandate) peut demander à les consulter pour vérifier votre calcul. Vous n'êtes pas tenu de lui en envoyer des copies d'office, mais vous devez pouvoir les présenter sur demande pendant ce délai de six mois.

En pratique, joindre le décompte détaillé et proposer spontanément l'accès aux justificatifs est la meilleure manière d'éviter une contestation. Un locataire qui comprend d'où vient le montant et peut vérifier paie sans discuter ; un locataire à qui l'on présente un chiffre brut, sans explication, se braque et conteste.

• Le décompte par nature de charges, poste par poste (et non un montant global).
• Le mode de répartition entre logements en immeuble collectif (la clé de calcul de la quote-part), et la note d'information sur le chauffage et l'eau chaude collectifs.
• Les pièces justificatives tenues à disposition pendant 6 mois à compter de l'envoi du décompte : factures, contrats d'entretien, décompte du syndic, relevés.
• Le total des provisions déjà versées par le locataire sur la période concernée.
• Le solde clair : complément dû par le locataire ou trop-perçu à lui rembourser.

Jusqu'où pouvez-vous remonter ? La prescription de 3 ans

C'est la question qui revient le plus souvent : si vous avez oublié de régulariser pendant plusieurs années, ou si une charge a été facturée tardivement par le syndic, jusqu'où pouvez-vous réclamer ? La réponse repose sur la prescription de trois ans, mais elle réserve un piège qu'il faut bien comprendre.

L'article 7-1 de la loi du 6 juillet 1989 (introduit par la loi ALUR du 24 mars 2014) prévoit une prescription de trois ans pour toutes les actions dérivant du bail, y compris la régularisation et le rappel de charges. Mais attention au point de départ de ce délai : selon la Cour de cassation, il ne court qu'à compter de la régularisation, c'est-à-dire du jour où vous communiquez le décompte au locataire, car c'est seulement à ce moment qu'il peut savoir s'il a trop ou pas assez payé. Tant que vous n'avez jamais régularisé, le délai ne commence pas à courir.

La conséquence est importante, et elle joue contre le bailleur négligent : si vous n'avez jamais régularisé, vous ne pouvez pas opposer la prescription au locataire, qui peut alors réclamer le remboursement de la totalité des provisions versées depuis le début du bail. Régulariser chaque année est donc aussi ce qui fait courir la prescription à votre profit : une fois la régularisation faite et le décompte envoyé, le locataire dispose de trois ans pour la contester ou réclamer un trop-perçu, et au-delà sa demande est prescrite.

Ne confondez pas non plus deux choses : la prescription et l'obligation de régularité annuelle. Si vous n'avez pas régularisé avant la fin de l'année civile suivant celle où les charges étaient exigibles, le locataire peut exiger d'étaler le paiement du rappel sur douze mensualités, sur simple demande de sa part. Le rappel reste dû, mais vous ne pouvez pas en exiger le paiement en une seule fois. Pour une dette importante ou ancienne, faites-vous accompagner par un professionnel du droit.

Quelles charges sont récupérables sur le locataire ?

On ne récupère pas n'importe quelle dépense. La liste des charges récupérables est fixée de façon limitative par le décret n°87-713 du 26 août 1987. Limitative signifie une chose simple : seule une dépense figurant dans cette liste peut être réclamée au locataire. Une charge qui n'y figure pas n'est pas récupérable, et toute clause du bail qui prévoirait de la récupérer est réputée non écrite.

Les charges récupérables se rangent en trois grandes catégories. D'abord les dépenses liées aux services et à l'usage du logement et de l'immeuble : eau (froide et chaude), chauffage collectif, électricité des parties communes, fonctionnement de l'ascenseur. Ensuite l'entretien courant et les menues réparations des parties communes et des équipements : nettoyage, entretien des espaces verts, menu entretien de l'ascenseur, ampoules des communs. Enfin certaines taxes et redevances, au premier rang desquelles la taxe d'enlèvement des ordures ménagères.

À l'inverse, restent à votre charge de propriétaire : les gros travaux et les grosses réparations, le remplacement d'équipements (changer une chaudière, refaire une toiture), les honoraires du syndic, la taxe foncière (hors la part TEOM récupérable) et, plus généralement, tout ce qui relève de la propriété et non de l'usage. La distinction de bon sens : ce qui sert au quotidien d'occupation et à l'entretien courant est récupérable ; ce qui valorise ou répare durablement le bien ne l'est pas.

Si vous récupérez vos charges via le décompte du syndic de copropriété, ce dernier sépare en principe la part récupérable de la part non récupérable. Ne réclamez au locataire que la part récupérable : c'est l'erreur la plus fréquente, et celle qui fait gonfler à tort le rappel.