Sélectionner un locataire : quels documents exiger (et ne pas exiger)
Mis à jour le 9 juin 2026 · Rédigé par La rédaction de Serenibail · 5 min de lecture · Sources officielles citées
Pour sélectionner un locataire, le bailleur ne peut exiger que les pièces justificatives figurant sur la liste limitative du décret n° 2015-1437 (identité, domicile, activité, ressources). Toute autre pièce est interdite. La sélection doit se fonder sur la solvabilité, sans discrimination, sous peine de sanctions civiles et pénales.
Bien choisir son locataire est la meilleure prévention contre les impayés. Mais le tri se fait dans un cadre strict : la loi fixe une liste limitative des pièces que vous pouvez demander, interdit formellement certains documents, et sanctionne la discrimination. Ce guide vous explique quel dossier exiger, comment apprécier la solvabilité sans vous tromper et quelles erreurs vous exposent à des poursuites. Il a une vocation informative et ne remplace pas l'avis d'un professionnel du droit.
L'essentiel
- →La liste des pièces que vous pouvez exiger du candidat (et de sa caution) est limitative et fixée par le décret n° 2015-1437 du 5 novembre 2015 : toute pièce hors liste est interdite.
- →Pièces autorisées : une pièce d'identité, un justificatif de domicile, des justificatifs d'activité professionnelle et des justificatifs de ressources (parmi des catégories précises).
- →Sont notamment interdits : photo d'identité (hors pièce d'identité), carte Vitale, relevé de compte bancaire, attestation d'absence de crédit, dossier médical, extrait de casier judiciaire.
- →La règle de prudence usuelle est un revenu net d'environ 3 fois le loyer charges comprises, mais ce n'est pas une obligation légale : c'est un critère de gestion, à appliquer sans discrimination.
- →Refuser un candidat pour un motif discriminatoire (origine, situation de famille, état de santé, etc.) est un délit puni de 3 ans de prison et 45 000 € d'amende (article 225-2 du Code pénal).
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Les étapes, dans l'ordre
- 1
Définir vos critères objectifs
Avant de diffuser l'annonce
Fixez à l'avance des critères de solvabilité objectifs (ex. revenu net d'environ 3 fois le loyer charges comprises, stabilité de l'emploi, garant ou garantie). Appliquez-les à tous les candidats de la même façon.
- 2
Demander uniquement les pièces autorisées
À la candidature
Réclamez les pièces de la liste du décret n° 2015-1437 (identité, domicile, activité, ressources) et celles de la caution. N'exigez aucune pièce interdite. Acceptez le format DossierFacile.
- 3
Vérifier la cohérence et l'authenticité
À l'examen du dossier
Contrôlez la cohérence entre emploi, bulletins de salaire et avis d'imposition. Vérifiez l'avis d'imposition sur le service en ligne de l'administration fiscale pour écarter les faux.
- 4
Sécuriser avec un garant ou une garantie
Avant le bail
Si le dossier est juste, exigez un garant solide ou souscrivez une garantie (Visale pour les publics éligibles, ou une assurance loyers impayés / GLI).
- 5
Choisir sans discrimination et conserver la trace
À la sélection
Retenez le candidat sur la seule base de la solvabilité, sans aucun motif discriminatoire. Conservez les dossiers et les critères appliqués en cas de contestation.
Une liste de pièces strictement encadrée
Vous ne pouvez pas demander tout et n'importe quoi à un candidat à la location. L'article 22-2 de la loi du 6 juillet 1989 et le décret n° 2015-1437 du 5 novembre 2015 fixent une liste limitative des documents que vous pouvez exiger, du candidat comme de sa caution. Toute pièce ne figurant pas sur cette liste est interdite, et son exigence peut être sanctionnée.
L'objectif de la loi est double : vous permettre d'apprécier la solvabilité du candidat, tout en le protégeant contre des demandes intrusives ou discriminatoires. Demander la bonne pièce, et seulement celle-là, est donc à la fois un droit et une limite.
Les pièces que vous pouvez exiger
Le décret organise les pièces autorisées en quatre catégories : identité, domicile, activité professionnelle et ressources. Pour chacune, plusieurs documents alternatifs sont admis ; vous n'avez pas à tous les exiger, mais à retenir ce qui justifie la situation.
Pour la caution (le garant), la même logique s'applique : vous pouvez lui demander les pièces équivalentes pour apprécier sa propre solvabilité.
- Identité : carte nationale d'identité, passeport, permis de conduire ou titre de séjour en cours de validité
- Domicile : trois dernières quittances de loyer, ou attestation d'hébergement, ou titre de propriété, ou dernier avis de taxe foncière
- Activité professionnelle : contrat de travail, attestation de l'employeur, carte professionnelle, extrait Kbis, etc.
- Ressources : trois derniers bulletins de salaire, avis d'imposition, justificatifs de versement des prestations sociales ou de revenus fonciers, etc.
- Pour un étudiant : carte d'étudiant ou certificat de scolarité
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Les pièces interdites : ne les demandez jamais
Le décret du 5 novembre 2015 dresse aussi la liste des documents qu'il est interdit d'exiger d'un candidat ou de sa caution. Les demander vous expose à une amende administrative (jusqu'à 3 000 € pour une personne physique, 15 000 € pour une personne morale).
Au-delà de la sanction, c'est aussi une question de conformité au RGPD : vous ne devez collecter que les données strictement nécessaires à l'appréciation de la solvabilité.
- Photographie d'identité (autre que celle de la pièce d'identité)
- Carte d'assuré social (carte Vitale)
- Copie de relevé de compte bancaire ou postal
- Attestation d'absence de crédit en cours
- Attestation de bonne tenue du compte bancaire
- Autorisation de prélèvement automatique
- Jugement de divorce (hors pension alimentaire), contrat de mariage, certificat de concubinage
- Extrait de casier judiciaire, dossier médical, chèque de réservation, etc.
Pièces interdites = amende
Apprécier la solvabilité sans se tromper
La règle de bon sens la plus répandue consiste à retenir un revenu net d'environ trois fois le loyer charges comprises. Ce ratio n'a rien d'une obligation légale : c'est un critère de gestion du risque, que vous pouvez moduler selon la stabilité de l'emploi, l'épargne, la présence d'un garant ou d'une garantie loyers impayés.
Vérifiez la cohérence du dossier : adéquation entre l'emploi déclaré, les bulletins de salaire et l'avis d'imposition. Méfiez-vous des faux documents, fréquents : un avis d'imposition se vérifie en ligne sur le service de vérification des avis de l'administration fiscale. Un garant solide ou une garantie (Visale, GLI) renforce la sécurité.
Gardez à l'esprit qu'aucun critère de solvabilité ne peut servir de prétexte à une discrimination : appliquez vos critères de la même manière à tous les candidats et conservez une trace objective de votre choix.
Discrimination : l'interdit absolu
Vous êtes libre de choisir votre locataire sur des critères objectifs de solvabilité, mais vous ne pouvez jamais refuser un candidat pour un motif discriminatoire. La liste des critères prohibés figure à l'article 225-1 du Code pénal : origine, sexe, situation de famille, grossesse, apparence physique, état de santé, handicap, orientation sexuelle, âge, opinions, appartenance vraie ou supposée à une ethnie, une nation, une religion, lieu de résidence, etc.
Le refus de louer fondé sur l'un de ces critères est un délit puni de 3 ans d'emprisonnement et 45 000 € d'amende (article 225-2 du Code pénal). Le Défenseur des droits et les associations agréées peuvent agir, et des testings sont régulièrement organisés.
En pratique : ne notez jamais de motif discriminatoire dans vos échanges, ne réclamez pas de pièces interdites qui révéleraient ces informations, et fondez votre décision sur la seule capacité à payer le loyer.
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Questions fréquentes
Quelles pièces puis-je demander à un candidat locataire ?+
Uniquement celles de la liste limitative du décret n° 2015-1437 du 5 novembre 2015 : une pièce d'identité, un justificatif de domicile, des justificatifs d'activité professionnelle et des justificatifs de ressources. La même logique s'applique à la caution. Toute pièce hors liste est interdite.
Quels documents sont interdits à la demande ?+
Notamment : la photo d'identité (hors pièce d'identité), la carte Vitale, un relevé de compte bancaire, une attestation d'absence de crédit ou de bonne tenue du compte, une autorisation de prélèvement, un jugement de divorce, un extrait de casier judiciaire ou un dossier médical. Les exiger expose à une amende administrative (jusqu'à 3 000 € pour un particulier).
Faut-il exiger un revenu égal à 3 fois le loyer ?+
Non, ce n'est pas une obligation légale. Le ratio de 3 fois le loyer charges comprises est une règle de prudence largement utilisée, mais vous pouvez la moduler selon la stabilité de l'emploi, l'épargne, la présence d'un garant ou d'une garantie loyers impayés. C'est un critère de gestion du risque, à appliquer sans discrimination.
Puis-je refuser un locataire qui me déplaît ?+
Vous pouvez refuser un candidat sur des critères objectifs de solvabilité, mais jamais pour un motif discriminatoire (origine, situation de famille, état de santé, âge, religion, etc.). Un refus discriminatoire est un délit puni de 3 ans de prison et 45 000 € d'amende (article 225-2 du Code pénal).
Comment vérifier qu'un dossier n'est pas falsifié ?+
Contrôlez la cohérence entre l'emploi déclaré, les bulletins de salaire et l'avis d'imposition. L'authenticité d'un avis d'imposition se vérifie gratuitement sur le service de vérification des avis de l'administration fiscale (impots.gouv.fr), à partir du numéro fiscal et de la référence de l'avis. Le service DossierFacile fournit aussi des dossiers vérifiés.
Le service DossierFacile est-il fiable ?+
Oui. DossierFacile est un service public gratuit qui aide le candidat à constituer un dossier, vérifie la conformité et la cohérence des pièces, et délivre un dossier labellisé. L'accepter sécurise votre tri et réduit le risque de faux documents, sans surcoût pour vous.
Questions fréquentes connexes
Pour aller plus loin
- Glossaire du bailleur — toutes les définitions juridiques (commandement de payer, clause résolutoire, trêve hivernale…).
- Modèles de lettres gratuits — relance, mise en demeure, décompte locatif, lettre au garant, congé.
Sources officielles
- Service-public.fr - Quels documents le propriétaire peut-il demander au locataire ?
- Légifrance - Décret n° 2015-1437 du 5 novembre 2015 (pièces justificatives)
- Légifrance - Code pénal, article 225-1 et 225-2 (discrimination)
- DossierFacile - Le dossier de location numérique de l'État
- ANIL - La constitution du dossier de location
Comment nous vérifions nos informations
Chaque guide est rédigé puis recoupé à partir de sources publiques officielles: nous citons les textes applicables et indiquons la date de mise à jour pour que vous puissiez vérifier l'information à la source.
- Sources officielles privilégiées : Service-Public.fr, Légifrance (textes de loi et jurisprudence) et l'ANIL (Agence nationale pour l'information sur le logement). Les références précises utilisées pour cette page sont listées dans la section « Sources officielles ».
- Mise à jour datée : cette page a été vérifiée le 9 juin 2026. La réglementation et les montants évoluent ; en cas de doute, confrontez toujours l'information à la source officielle citée.
- Information générale, pas un conseil juridique individualisé : ce contenu a une vocation pédagogique. Il ne remplace pas l'analyse de votre situation par un professionnel du droit (avocat, commissaire de justice) ou par l'ADIL de votre département, qui informe gratuitement.
Rédigé par La rédaction de Serenibail — Propriétaires bailleurs & rédacteurs spécialisés.
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Dans le même thème : Gestion locative
Information générale, pas un conseil juridique personnalisé. Ce contenu s'appuie sur des sources officielles à jour, mais chaque situation est particulière. Pour un litige complexe ou des montants élevés, faites-vous accompagner par un avocat ou un commissaire de justice.