État des lieux d'entrée : comment le réaliser sans faille

Pourquoi l'état des lieux d'entrée est votre meilleure protection

L'état des lieux d'entrée fixe une photographie de référence du logement au jour de la remise des clés. À la sortie, on comparera l'état des lieux de sortie à celui d'entrée : toute dégradation apparue entre les deux, et qui n'est pas due à la vétusté ou à l'usure normale, peut être imputée au locataire et déduite du dépôt de garantie.

Sans état des lieux d'entrée, la loi joue contre vous : l'article 1731 du Code civil présume que le locataire a reçu le logement en bon état de réparations locatives. Concrètement, vous ne pourrez réclamer aucune remise en état au départ, faute de point de comparaison. C'est la raison pour laquelle ce document, en apparence administratif, est en réalité le socle de toute la relation locative.

L'état des lieux est encadré par l'article 3-2 de la loi du 6 juillet 1989 et par le décret n° 2016-382 du 30 mars 2016, qui en fixe le contenu minimal et les modalités. Les mêmes règles s'appliquent à la location vide et à la location meublée.

La forme obligatoire : écrit, contradictoire, joint au bail

L'état des lieux doit être établi par écrit, sur support papier ou électronique. Il est dressé de façon contradictoire, c'est-à-dire en présence du bailleur et du locataire (ou de leurs mandataires, par exemple un agent immobilier), chacun pouvant faire inscrire ses observations.

Il est établi en autant d'exemplaires que de parties, chacune en conservant un. Il doit être daté et signé par les deux parties. Il est remis au moment de la remise des clés et joint au contrat de location, dont il constitue une annexe.

Si une seule personne se présente ou si le locataire refuse de signer, ne forcez rien : recourez à un commissaire de justice (voir plus bas). Un état des lieux signé d'une seule partie ou rédigé après coup perd une grande partie de sa valeur probante.

Ce que l'état des lieux doit obligatoirement contenir

Le décret du 30 mars 2016 fixe les mentions minimales obligatoires. Leur absence peut fragiliser le document.

Au-delà de ces mentions, la qualité de la description fait toute la différence. Soyez précis : indiquez non seulement l'état (neuf, bon état, état d'usage, mauvais état), mais aussi la nature et l'emplacement des défauts (rayure, trou, tache, fissure), et joignez des photographies datées, que vous pouvez annexer et viser.

• Le type d'état des lieux (entrée), sa date d'établissement
• La localisation (adresse) du logement
• Le nom ou la dénomination des parties et le domicile ou le siège social du bailleur
• Le cas échéant, le nom et le domicile des personnes mandatées (agence)
• Les relevés des compteurs individuels de consommation d'eau et d'énergie
• Le détail et la destination des clés ou de tout autre moyen d'accès
• Pour chaque pièce et partie du logement, la description précise de l'état des revêtements, sols, murs, plafonds, équipements et éléments du logement
• La signature des parties (et, le cas échéant, de leur mandataire)

Les relevés de compteurs et les clés : ne rien oublier

Notez les index des compteurs d'eau, d'électricité et de gaz au jour de l'entrée. Ces relevés évitent les contestations de consommation et facilitent la mise en service des contrats au nom du locataire. Photographiez chaque compteur avec son numéro de série.

Listez précisément toutes les clés et moyens d'accès remis : clés du logement, de la boîte aux lettres, du local à vélos, de la cave, badge d'immeuble, télécommande de garage. Indiquez le nombre de chaque type. À la sortie, vous pourrez ainsi constater un trousseau incomplet et, le cas échéant, facturer le remplacement d'un cylindre.

Le délai pour compléter ou contester l'état des lieux

Une fois signé, l'état des lieux n'est pas totalement figé. Le locataire peut demander au bailleur de le compléter dans un délai de dix jours à compter de son établissement, pour tout élément qu'il aurait constaté après coup (par exemple un défaut non vu le jour J).

Pour les éléments de chauffage, le locataire dispose d'un délai plus long : il peut demander de compléter l'état des lieux pendant le premier mois de la période de chauffe, puisqu'un radiateur ne peut s'apprécier qu'en fonctionnement. Si le bailleur refuse de compléter, le locataire peut saisir la commission départementale de conciliation.

Ces demandes de complément se font par écrit. Acceptez-les de bonne foi quand elles sont fondées : un état des lieux complet et incontesté est aussi votre intérêt, car il sécurise vos futures retenues.

En cas de désaccord : le commissaire de justice

Si l'état des lieux ne peut être établi à l'amiable (locataire absent, refus de signer, désaccord profond sur l'état du bien), il est établi par un commissaire de justice (ex-huissier), à l'initiative de la partie la plus diligente. Le commissaire convoque les parties par lettre recommandée avec accusé de réception au moins sept jours à l'avance.

Dans ce cas, le coût n'est pas à votre seule charge : il est partagé par moitié entre le bailleur et le locataire. Le tarif est réglementé et plafonné par décret en fonction de la surface du logement. L'état des lieux dressé par le commissaire a une force probante renforcée.

Ne basculez vers le commissaire qu'en cas de blocage réel : pour une entrée classique et apaisée, l'état des lieux amiable, fait avec soin et photos, suffit parfaitement et ne coûte rien.